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DAMAaaS EST UNIVERSEL
Une réponse à tous vos besoins
  • Toutes directions
  • Direction technique
  • Direction organisation
  • Direction logistique
  • Direction commerciale
  • Ressources Humaines
  • Contrôle de gestion
  • Direction Qualité
  • Marketing - Communication
  • Direction des achats
  • Associations et Franchises
  • Processus métiers
  • Avantages communs

    Sans investissement et sans engagement

    • Pas de coût de licence
    • Phases de construction et de test gratuites
    • Facturation à l’utilisation
    • Possibilité d’arrêter à tout moment
    • Possibilité de récupérer ses données à tout moment (format CSV + pièces jointes)

    Gain de temps et d’argent

    • Diminuer la dépendance à la « mémoire collective » de l’entreprise
    • Fiabiliser les processus
    • Fluidifier les circuits d’information dans et hors de l’entreprise
    • Automatiser les tâches répétitives

    Partage et accès aux informations

    • Accès aux informations depuis tout point connecté à internet
    • Partage d’informations entre acteurs pouvant appartenir à des entités différentes
    • Des droits d’accès clairs et précis ne permettant d’accéder qu’aux informations autorisées

    Simplicité de mise en œuvre

    • Quelques heures suffisent
    • Apprentissage facile et progressif
    • Sans compétence particulière (pas de langage de programmation)

    Simplicité d’évolution

    • Ajouter une donnée est aussi simple que d’ajouter une colonne dans excel
    • Permet de commencer simple et faire évoluer ensuite
    • On utilise 100% des applications construites de cette façon
    • Efficace pour les processus d’amélioration continue

    Simplicité d’utilisation

    • Des interfaces simples et homogènes
    • L’utilisateur peut être guidé de différentes façons à chaque étape
    • Utilisation de DAMAaaS appuyé sur 2 compétences universelles :
    •   - Saisie de formulaires
    •   - Manipulation de tableaux (cf Excel)

    Traçabilité totale

    • Toutes les modifications apportées aux données sont tracées
    • Quelle personne a modifié (son adresse email) ?
    • Quand la donnée a-t-elle été modifiée ?
    • Quelle valeur a été saisie ?

    Sécurité sans concessions (voir page sécurité pour les détails)

    • Hébergement hautement sécurisé
    • Sauvegarde de toutes vos données plusieurs fois par jour
    • Plateforme développée selon des règles de sécurité strictes
    • Chiffrement des communications entre le serveur et les clients
    • Mots de passe utilisateurs complexes
    • Restriction possible des accès aux applications à certaines adresses IP
    • Possibilité de chiffrer certaines données sensibles (confidentialité absolue)
    • Option d’authentification forte par mot de passe à usage unique (en cours)
    • Serveur dédié possible avec accès restreint à votre entreprise

    Toutes directions

    Suivi des actions d’une équipe

    Fonctions

    • Le responsable d’équipe affecte des actions aux personnes de son équipe
    • Date de réalisation souhaitée
    • Processus permettant de préciser la question et de valider la réponse
    • Insertion de pièces jointes possible dans les réponses

    Avantages

    • Partage d’information
    • Historique des actions traitées
    • Traçabilité
    • Rapports

    Gestion des demandes de services

    Fonctions

    • Equipe offrant des services communautaires pour plusieurs équipes / entités
    • Workflow de prise en charge / affectation / traitement des demandes
    • Chiffrage / validation
    • Engagement de délai
    • Relances automatiques

    Avantages

    • Multi-sites / Multi-entités
    • Mesure du respect d’un engagement de service
    • Traçabilité
    • Identification des étapes « lentes » / étranglements

    Comptes rendus de réunions

    Fonctions

    • Saisie des comptes rendus
    • Ajout de pièces jointes éventuelles
    • Caractérisations des comptes rendus (type de réunion, mots-clés, …)

    Avantages

    • Partage d’informations structurées
    • Recherche multi critères

    Direction technique

    Roadmap – Suivi des évolutions

    Fonctions

    • Suivi des évolutions et des versions d’un logiciel
    • Saisie des demandes d’évolutions et des bugs
    • Attachement des expressions de besoin
    • Chiffrage des demandes
    • Priorisation des développements
    • Affectation à différents développeurs
    • Suivi des développements / recettes / corrections / mises en production

    Avantages

    • Partage des informations
    • Traçabilité et historique des développements et des versions
    • Vision du passé et du futur

    Gestion d’incidents – SAV

    Fonctions

    • Saisie de tickets d’incidents par les clients
    • Workflow de prise en charge et de suivi (accusé de réception, précisions, affectation, traitement)
    • Intégration d’un questionnaire de satisfaction en fin de processus

    Avantages

    • Multi-sites / Multi-entités (SAV clients)
    • Traçabilité
    • Mesure du respect d’engagement de service
    • Mesure de la satisfaction client

    Suivi des changements

    Fonctions

    • Déclaration des changements par les différentes équipes demandeuses
    • Priorisation et planification par un comité ad’hoc
    • Suivi des problèmes suite aux changements

    Avantages

    • Partage d’informations
    • Processus fiable et commun à tous
    • Limitation des conflits entre changements

    Gestion de parc matériel informatique et demandes

    Fonctions

    • Insertion en volume du nouveau matériel dans la base
    • Affectation du matériel aux utilisateurs / salles de réunion / stock, …
    • Formulaire de demande d’installation/retrait de matériel
    • Suivi des pannes / remplacements
    • Suivi des rebuts
    • Processus d’inventaire
    • Identification des matériels par lecteur code barre

    Avantages

    • Partage des informations entre les acteurs
    • Parc à jour en temps réel
    • Visions multiples selon les besoins (par utilisateur, par service, par matériel, …)
    • Gestion anticipée de l’obsolescence (statistiques sur les pannes)

    Gestion des abonnements téléphoniques

    Fonctions

    • Saisie des abonnements et de leurs caractéristiques (codes associés)
    • Affectation des abonnements à un matériel (à un utilisateur)
    • Suivi des abonnements en stock
    • Suivi des consommations par abonnement

    Avantages

    • Traçabilité / historique
    • Sauvegarde d’informations importantes

    Suivi de déploiement

    Fonctions

    • Saisie des différents matériels à déployer avec les caractéristiques
    • Processus impliquant les acteurs (Fournisseur, transporteur, installateur, logistique, informatique)
    • Complétion des caractéristiques par les différents acteurs au fur et à mesure
    • Planification des déploiements par vague
    • Suivi des déploiements
    • Gestion des incidents et des pannes

    Avantages

    • Multi-site / Multi-entités (fournisseur, prestataires, client)
    • Saisie d’information sur site de déploiement
    • Partage d’informations en temps réel
    • Donner une visibilité au client final

    Gestion des habilitations utilisateurs

    Fonctions

    • Demande d’habilitation par l’utilisateur ou son responsable
    • Processus de validation (en fonction de la demande)
    • Mise en œuvre de la demande
    • Mise à jour du statut des habilitations
    • Information automatique de l’utilisateur de la bonne fin

    Avantages

    • Suivi temps réel des personnes habilitées
    • Historique et traçabilité des validations

    Référentiel documents techniques

    Fonctions

    • Ajout/modification/suppression de fiches contenant des documents
    • Caractérisation de chaque document (type, domaine, …)

    Avantages

    • Partage d’informations entre les acteurs
    • Recherche multi critères
    • Dernière version toujours disponible

    Direction organisation

    Suivi des actions d’un projet

    Fonctions

    • Le(s) responsable(s) du projet affectent des actions à traiter à différentes équipes
    • Les acteurs désignés dans chaque équipe prennent en charge ces actions
    • Processus permettant de préciser la demande et de valider la réponse
    • Relances automatiques

    Avantages

    • Multi-sites / multi-entités (prestataires, consultants)
    • Traçabilité des demandes et des réponses
    • Stockage des documents liés aux actions (demande ou réponse)

    Boite à idées

    Fonctions

    • Saisie des « idées » par tous les salariés de l’entreprise
    • Analyse et catégorisation des idées par un médiateur
    • Validation et priorisation par un comité ad’hoc – affectation
    • Chiffrage et délai par équipe en charge
    • Validation du traitement par le comité
    • Traitement des « bonnes » idées

    Avantages

    • Intéresser les collaborateurs au fonctionnement de l’entreprise
    • Emulation collective
    • Tableaux de bords

    Documents projet

    Fonctions

    • Centralisation des informations et documents liés à un projet
    • Caractérisation des documents (comptes rendus de réunion, cadrage, …)

    Avantages

    • Droits d’accès sélectifs
    • Partage d’informations (multi-entités : prestataires, consultants)
    • Mise à jour temps réel, disponibilité dernière version
    • Recherche multi critères

    Plan de continuité d’activité

    Fonctions

    • Référentiel des procédures à appliquer
    • Liste des collaborateurs concernés avec coordonnées
    • Gestion des positions sur le site de secours (affectation)

    Avantages

    • Disponibilité des informations et des procédures même après un sinistre majeur
    • Tous les collaborateurs peuvent y accéder, y compris depuis chez eux
    • Communication centralisée

    Direction logistique

    Traitement des réserves

    Fonctions

    • Lors de la réception d’un immeuble
    • Identification des réserves et affectation par corps de métier
    • Processus de traitement de ces réserves

    Avantages

    • Application multi-entités / multi-sites (prestataires pour chaque corps de métiers)
    • Partage de l’information en temps réel
    • Mesure des temps de traitement des réserves
    • Relances automatiques

    Gestion de flotte de véhicules

    Fonctions

    • Saisie du parc de véhicules avec ses caractéristiques
    • Stockage des documents associés
    • Relances automatiques pour les renouvellements / contrôles

    Avantages

    • Partage d’informations
    • Stockage de documents

    Gestion de stock

    Fonctions

    • Suivi du stock de matériels sérialisés ou non
    • Entrées / Sorties de stock
    • Suivi du nombre de pièces en stock
    • Affectation des sorties à un client / projet

    Avantages

    • Partage d’information
    • Vision globale par client / par projet
    • Liaison possible avec outil de commande
    • Traçabilité et historique

    Gestion des nuitées d’hôtel pour les collaborateurs

    Fonctions

    • Liste des hôtels référencés par la société et caractéristiques – tarifs négociés
    • Saisie des demandes et suivi
    • Suivi facturation
    • Processus de contrôle

    Avantages

    • Liste toujours à jour
    • Vision d’ensemble
    • Arguments supplémentaires de négociation

    Gestion des mouvements de personnes - déménagements

    Fonctions

    • Identification des personnes à déménager et caractéristiques (lieu source, cible)
    • Processus d’implication des différents acteurs (logistique, informatique, …)

    Avantages

    • Partage d’information entre les acteurs
    • Version à jour instantannée
    • Traçabilité et suivi

    Direction commerciale

    Suivi des contacts prospect et clients

    Fonctions

    • Formulaire de saisie des prospects et clients
    • Affectation dans un portefeuille commercial
    • Suivi des interactions (historique des échanges) et planification des relances

    Avantages

    • Partage de la base prospect/clients
    • Traçabilité
    • Accessibilité en déplacement

    Suivi des ventes

    Fonctions

    • Déclaration des ventes effectuées par les commerciaux terrain
    • Contrôle des saisies et validation des réductions consenties
    • Historique et synthèse des ventes et réductions par secteur et par commercial
    • Calcul des primes variables mensuelles

    Avantages

    • Consolidation en temps réel
    • Donne une vision temps réel au management commercial et financier
    • Déclaration en situation de mobilité

    Bons de commande en ligne

    Fonctions

    • Génération automatique du bon de commande après saisie des zones variables
    • Envoi automatique par email au client
    • Signature électronique du bon de commande par le client (code SMS)
    • Informations des acteurs concernés par la commande
    • Stockage des bons de commandes

    Avantages

    • Suppression du papier
    • Réduction des délais
    • Bons de commande avec signature électronique à valeur probante
    • Un accès aux bons de commande par recherche multi-critères

    Dérogations commerciales

    Fonctions

    • Processus de validation des demandes de dérogation
    • Processus différencié selon le niveau de délégation nécessaire

    Avantages

    • Traçabilité des validations
    • Rapports – Statistiques (origine, cause, …)
    • Possible en situation de mobilité

    Gestion des contrats clients

    Fonctions

    • Génération automatique du contrat PDF après saisie des zones variables
    • Signature électronique du contrat par les parties prenantes
    • Diffusion du contrat signé
    • Stockage et Archivage des contrats signés

    Avantages

    • Suppression du papier
    • Réduction des délais : pas d’acheminement des contrats par courriers
    • Des contrats signés en quelques minutes
    • Une valeur légale probante
    • Un accès aux contrats par recherche multi-critères

     

    Direction Ressources Humaines

    Gestion des notes de frais

    Fonctions

    • Scan des justificatifs et attachement aux fiches de frais
    • Processus de validation et de règlement

    Avantages

    • Traçabilité et historique

    Gestion des conventions de stage

    Fonctions

    • Saisie d’un formulaire par le futur stagiaire
    • Affectation d’un professeur tuteur
    • Processus de validation du stage par le professeur
    • Saisie des informations administratives complémentaires par l’entreprise accueillante
    • Edition automatique de la convention de stage et signature électronique 3 parties
    • En fin de stage : Evaluation du stage
    • Edition automatique du document final de stage
    • Signature électronique de l’évaluation par les parties (diffusion et archivage)

    Avantages

    • Dématérialisation de l’ensemble des documents et du processus
    • Traçabilité et historique
    • Conservation des documents
    • Image moderne de l’école

    Recrutement - Suivi des candidats

    Fonctions

    • Saisie des caractéristiques des candidats
    • Attachement des documents (CV)
    • Saisie des comptes rendus d’entretiens
    • Processus de validation

    Avantages

    • Partage d’information entre évaluateurs
    • Visibilité sur avancement
    • Stockage de documents et historique

    CV-Thèque

    Fonctions

    • Centralisation des documents de candidats dans un endroit unique

    Avantages

    • Partage d’information
    • Recherche multi critères

    Gestion du plan de formation

    Fonctions

    • Demandes de formation saisies par les collaborateurs (demandes annuelles)
    • Processus de priorisation – validation des demandes
    • Validation des formations suivies par les collaborateurs
    • Saisie des formations non sollicitées mais suivies par les collaborateurs
    • Suivi du budget global de formation

    Avantages

    • Traçabilité, historique
    • Rapports règlementaires

    Gestion des Prestataires-Intérimaires-Stagiaires

    Fonctions

    • Saisie des caractéristiques des collaborateurs
    • Processus de parrainage
    • Visite médicale
    • Validation consignes de sécurité
    • Documents administratifs
    • Processus de fin de contrat : supprimer accès et habilitations

    Avantages

    • Regrouper en un lieu unique tous les documents afférents au personnel temporaire
    • Respecter les règles de sécurité (physique et logique)

    Contrôle de gestion

    Construction budgétaire

    Fonctions

    • Consolidation des demandes budgétaires des différents contributeurs
    • Processus d’arbitrage itératif

    Avantages

    • Partage d’informations en temps réel
    • Parallélisation des actions
    • Gain de temps dans les itérations
    • Traçabilité des budgets accordés

    Suivi budgétaire – validation des factures

    Fonctions

    • Engagement budgétaire vers un fournisseur (expression de besoin, devis, …)
    • Processus de validation de dépense budgétée
    • Processus d’engagement hors budget
    • Scan des factures
    • Rapprochement des factures avec la commande
    • Processus de validation pour paiement
    • Suivi de l’engagé / budgété

    Avantages

    • Dématérialisation
    • Partage d’information en temps réel
    • Plus de perte de documents
    • Délais de traitement raccourcis

    Direction Qualité

    Pack d'applications certification (ISOxxxx - MASE)

    Fonctions

    • Ensemble des applications permettant de suivre les attendus de ces normes

    Avantages

    • Applications validées par des professionnels du contrôle de ces normes
    • Mises à jour en cas d’évolution de la règlementation
    • Suivre ces applications garantit le renouvellement des certifications

    Suivi des maintenances et contrôles des matériels

    Fonctions

    • Identification de l’ensemble des matériels soumis à Maintenance / Contrôle
    • Saisie des caractéristiques et périodicités
    • Stockage des notices de maintenance, informations de garantie, …
    • Alertes pour planifier les contrôles et maintenance
    • Comptes rendus de contrôles et de maintenance

    Avantages

    • Vision complète de l’état des contrôles
    • Trouver la bonne information instantanément (numéro SAV fournisseur, …)
    • Historique, Traçabilité

    Plan d’Action Qualité

    Fonctions

    • Identification et gestion des non-conformités
    • Processus de gestion des actions correctrices
    • Processus de gestion des actions préventives

    Avantages

    • Partage d’information
    • Traçabilité – Historique
    • Obligations règlementaires (accident du travail, …)

    Direction marketing - Communication

    Gestion des actions marketing

    Fonctions

    • Définition et validation des actions marketing (définition, macro-chiffrage, validation)
    • Processus des actions informatiques à mener
    • Processus des actions de communication à mener

    Avantages

    • Transparence et suivi temps réel des actions
    • Partage d’informations entre les acteurs
    • Suivi des temps de traitement / planning

    Gestion des supports de communication

    Fonctions

    • Processus de création des nouveaux supports (Cahier des charges, propositions, validation)
    • Processus de mise en œuvre et livraison
    • Processus de déploiement et retrait des anciennes versions

    Avantages

    • Multi entités (fournisseur – prestataires)
    • Conformité du processus avec les règles établies

    Direction des achats

    Référentiel fournisseurs

    Fonctions

    • Liste des fournisseurs – statut
    • Stockage des coordonnées et documents administratifs
    • Processus de référencement

    Avantages

    • Partage d’informations entre les acteurs
    • Traçabilité et historique

    ASSOCIATIONS ET FRANCHISES

    Suivi des adhérents d’association

    Fonctions

    • Saisie des demandes d’adhésion par les nouveaux adhérents
    • Processus de validation des adhésions
    • Création automatique de documents
    • Facturation automatique des cotisations
    • Collecte des documents nécessaires et stockage (photo, certificat médical, licence, …)

    Avantages

    • Partage d’informations entre les membres du bureau
    • Différents niveaux d’accès

    Pack réseau de franchises

    Fonctions

    • Outils d’échange entre le franchiseur et ses franchisés
    • Mise à disposition des documents de référence – dernière version
    • Gestion des commandes de matériels fournis par le franchiseur
    • Reporting mensuel d’activité / consolidation automatique

    Avantages

    • Partage d’informations / documents
    • Traçabilité des échanges
    • Pas d’infrastructure spécifique (serveur, …)

    Les applications métiers spécifiques

    Des usages infinis

    Les exemples d’usages courants de la liste ci-dessus sont ceux que l’on retrouve dans de nombreuses entreprises. Ils sont destinés à vous éclairer sur l’étendue des possibilités offertes par DAMAaaS. Cela ne doit surtout pas masquer que chaque entreprise et chaque métier dans l’entreprise s’appuient sur des processus spécifiques intimement liés à leurs activités et que par nature, nous ne pouvons pas citer ici puisque vous êtes les seuls à les connaitre.

    Comment identifier les processus de votre entreprise qui gagneraient à être automatisés ?

    Si vous n’avez pas les idées claires, commencez par faire le test simple suivant :
    Si dans votre entreprise vous avez des feuilles excel alimentées par plusieurs personnes,
    que ces feuilles circulent par email
    que ces feuilles n’ont pas pour objectif principal de faire des calculs
    et que vous pouvez répondre « OUI » à l’une des questions suivantes :

    • Cela me pose-t-il des problèmes de mise à jour en temps réel ?
    • Cela me pose-t-il des problèmes de modifications concurrentes en conflit ?
    • Cela me pose-t-il des problèmes pour consolider les modifications des acteurs ?
    • Cela me pose-t-il des problèmes de traçabilité (qui a modifié cette valeur ?) ?
    • Cela me pose-t-il des problèmes de modification abusive des données et formules ?

    Alors ce processus est vraisemblablement un bon candidat à l’automatisation !
    Cette méthode vous permet de démarrer rapidement par des victoires rapides …